RESUMEN
El presente trabajo de grado es el informe de la Pasantía que se realizó en la Comercializadora Proquimel Ltda. de la ciudad de Cartago, dedicada a la compra y venta de productos químicos y de aseo en general, en el que se implementó una nueva estructura de ítems en el software contable con el fin de cambiar el proceso de ingreso, reempaque y salida de mercancías y disminuir las diferencias entre los saldos físicos y las existencias del sistema. Implementación que partió de un trabajo anterior que hizo un diagnóstico del proceso de inventarios con el fin de generar un dictamen sobre los factores que ocasionan las diferencias resultantes entre el conteo físico de los productos y las existencias emitidas por el software contable y financiero del que dispone la empresa para su control. Para el cumplimiento de este objetivo se recurrió a la técnica de observación directa no participante, mediante un enfoque de carácter explicativo-descritptivo, utilizando listas de chequeo con datos extraídos de los procesos de inventario, que se diligenciaron en momentos en que los empleados cumplían sus funciones y recurriendo a los números enteros para definir los códigos que llevaría cada ítems dentro de su clasificación.
Se analizó y evaluó tres procesos específicos del inventario de productos a comercializar, como fueron el conteo físico, la estructura de los códigos en el software y ventas. Se implementó un código numérico para cada producto del inventario, en una estructura conformada por líneas, sublíneas y productos; y se realizó la formulación de los productos con mayores diferencias de la línea de líquidos, sublínea líquidos industriales. Además se obtuvo conclusiones y recomendaciones que pretenden ayudar a la empresa a tener una visión general del cumplimiento de las actividades de manipulación de todo su inventario, de la utilización de los códigos de la nueva estructura de ítems y de la formación de kits para todos los productos que se reempacan.
Los resultados del diagnóstico concluyeron una falta de sentido de pertenencia de los empleados hacía la organización, una deficiente estructura de los códigos de los productos, y la carencia de estrictos controles; lo que le servirá a la empresa para la revisión y rediseño de sus procesos de inventario.
Los resultados de la implementación concluyeron que da una mayor organización al inventario en el software contable, facilita el proceso de ingreso, reempaque y venta de cada producto y es necesaria la formación de kits para todos los productos que la empresa compra en unidades grandes y reempaca en otras más pequeñas, permitiéndole determinar el costo real del proceso de reempaque.
Palabras claves: inventario, conteo físico, ventas, químicos, códigos, reempaque